หลายคนคิดไม่ถึงว่าในช่วงระหว่างที่ถูกล็อคดาวน์อยู่ที่บ้าน หลายธุรกิจและกิจการถูกสั่งให้หยุดทำงาน แต่ก็มีบริษัทอีกเป็นจำนวนมากที่กำลังเดินหน้าเต็มตัวในการเปลี่ยนแปลงด้าน Digital Transformation หรืออย่างน้อยก็สั่งให้เดินหน้าเต็มตัวในบางส่วนที่เกี่ยวข้องอยู่เช่นเดียวกัน
การแพร่ระบาดครั้งใหญ่ในรอบนี้ส่งผลกระทบกับหลายบริษัทและเรามักจะได้ยินคำใหม่ๆที่เรียกว่า New Normal ซึ่งเราก็ต้อง คิดและวางแผนแล้ว ว่าเราจะต้องทำ หรือไม่ทำ หรือสานต่อในเรื่องใดอะไรบ้างในระหว่างที่ยังมีการแพร่ระบาดนี้จนกระทั่งผ่านเรื่องนี้ไปได้
ผู้เชี่ยวชาญได้กล่าวไว้ว่า ในขณะที่เรายังไม่รู้ว่าอะไรจะเกิดขึ้นข้างหน้า แต่สิ่งที่ควรจะทำในตอนนี้ก็คือลองถอยหลังกลับมามองเป้าหมาย กำหนด Timeline ให้กับบางเรื่อง ถ้าจะให้แนะนำก็คือควรจะผลักดันความคล่องแคล่วว่องไวของฝั่ง IT ให้มากขึ้นและจะต้องลงมาโฟกัสอย่างจริงจัง และผลักดันอย่างเต็มตัว เพื่อให้เกิดความเปลี่ยนแปลงในด้าน Digital Transformation อย่างแท้จริง
“เราต่างก็ได้บทเรียนเหมือนกันในตอนยุคฟองสบู่ดอทคอม และ เหตุการณ์ 9/11 จนมาถึงเหตุการณ์แพร่ระบาดในครั้งนี้” ซึ่งกล่าวโดย Vaclav Vincalek ซึ่งเป็น executive resource จาก Future Infinitive และยังกล่าวอีกว่า “เหตุการณ์ในครั้งนี้กดดันให้ส่วนธุรกิจลงมาให้ความสำคัญในเรื่องที่สำคัญจริงๆ เช่น ส่งมอบคุณค่าที่สำคัญให้กับลูกค้า และการลงทุนในโครงการที่วัดผลออกมาเป็นรายได้ที่เพิ่มขึ้นหรือ กระแสเงินสดที่เพิ่มขึ้น สถานการณ์ในตอนนี้ไม่ได้แตกต่างกับเหตุการณ์ใหญ่ๆในครั้งก่อน ธุรกิจจะต้องปรับตัวไปตามสภาพแวดล้อมใหม่ และต้องปรับตัวอย่างรวดเร็วด้วย ใครที่สามารถสร้างความเปลี่ยนแปลงได้ตั้งแต่ DNA และทำได้อย่างต่อเนื่องก็จะเป็นผู้ประสบความสำเร็จ”
ในเนื้อหาบทความวันนี้มี การสอบถามจากผู้นำทางด้านไอทีเพื่อแบ่งปันมุมมองในการทำ Digital transformation ที่เขากำลังเร่งทำกันเพื่อมุ่งสู่ เป้าหมายในการนำธุรกิจไปอยู่ในยุคดิจิตอลที่มากขึ้น หลังจากการผ่านวิกฤติครั้งนี้ ตั้งแต่การทำงานจากที่บ้านจนไปถึงการจ่ายเงินด้วยดิจิตอล
เตรียมตัวทำงานมากขึ้นในแบบ remote
ความเห็นจาก Jason James ซึ่งเป็น CIO ของ Net Health กล่าวไว้ว่า “มีคนกลุ่มใหญ่ในวัยทำงานที่จะไม่กลับไปทำงานในออฟฟิศแบบเดิมอีกหลังจากผ่านวิกฤตการแพร่ระบาดครั้งนี้” และ “Covid-19 เป็นการทดสอบครั้งใหญ่ที่ทดสอบความยืดหยุ่น และการทำงานแบบรีโมท หลังจากที่ผ่านวิกฤตพนักงานหลายคนก็จะยังคงทำงานแบบ Remote ต่อไป เพื่อจะได้ไม่ต้องเสียเวลาในการเดินทาง
โครงการที่เกี่ยวข้องกับการทำ Digital transformation หลังจากที่ผ่านการวิกฤตในครั้งนี้ก็จะมุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงประสบการณ์การทำงานแบบรีโมท” นี่หมายรวมถึง ตั้งแต่การทำงานแบบพื้นฐานง่ายๆที่เกี่ยวข้องกับโทรศัพท์พื้นฐาน ให้บริการลูกค้า หรือไปถึงการทำงานที่ซับซ้อนบน Cloud Solution
นอกเหนือจากนั้นองค์กรก็กำลังเพิ่มความปลอดภัยในโครงการที่เกี่ยวข้องกับการรักษาความลับของบริษัท นี่อาจจะหมายรวมถึงการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของ vpn และความเร็ว เพื่อให้มันใจว่าสามารถเข้ารหัสข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ หรือได้ตามที่ต้องการ และระบบที่เข้าถึงหรือเก็บข้อมูลก็จำเป็นจะต้องเข้ารหัสด้วย ยังมีส่วนที่เกี่ยวข้องอื่น เช่น การตรวจสอบการทำงานของระบบเครือข่ายตั้งแต่ต้นทางจนถึงปลายทาง หมายรวมถึงอุปกรณ์และตำแหน่งเพื่อที่จะสามารถควบคุมการใช้งานข้อมูลต่างๆของบริษัทได้ ถือได้ว่าการแพร่ระบาดครั้งนี้เป็นตัวเร่งที่ดีในการทำโครงการ Digital transformation
แต่บางบริษัท ก็ได้เริ่มมีการทำงานแบบรีโมทมาก่อนที่จะเกิดวิกฤตในครั้งนี้แล้ว จึงมีความพร้อมในการปรับตัวมาก่อนแล้ว
ความเห็นจาก Jeff Fields ซึ่งเป็น CIO ของ Servpro
ก็ถือว่าเป็นโชคดีที่บริษัทของเราได้มี แผนฉุกเฉินที่ได้เตรียมเอาไว้ล่วงหน้าแล้ว ดังนั้นเมื่อเกิดเหตุการณ์จริงเราก็เอาแผนนั้นเข้ามาใช้งานจริงในเวลาอันรวดเร็ว แต่ตอนนี้ก็เริ่มมีความสงสัยว่าแผนฉุกเฉินที่เอามาใช้นั้นมันกำลังจะกลายเป็น New Normal ไปซะแล้ว ซึ่งมันก็อาจจะไม่ใช่แค่บริษัทของเราแต่หมายถึงบริษัทอื่นด้วยเช่นกัน
เราได้เปลี่ยนการทำงานเป็นแบบรีโมตไปจนถึง 95 เปอร์เซ็นต์ในระยะเวลาอันสั้น เราตระหนักว่าการแพร่ระบาดในครั้งใหญ่นี้ เป็นจุดเริ่มต้นของโอกาสในการทำงานแบบรีโมทและเราก็มีความเชื่อว่า มันจะสร้างผลกระทบที่เป็นแบบถาวรในด้านของเทคโนโลยีที่มีความสำคัญเป็นอย่างมากต่อธุรกิจ
ความเห็นจาก Sanjay Malhotra ซึ่งเป็น CTO ของ Clearbridge Mobile กล่าวไว้ว่า
ในฐานะพนักงานคนนึง บอกได้ว่าประสิทธิภาพการทำงานยังคงดีอยู่อย่างต่อเนื่อง แม้ว่าไม่ได้ทำงานที่ออฟฟิศก็ตาม การทำงานแบบรีโมทจะเป็นที่นิยมอย่างมากในอนาคตอันใกล้นี้ และเรายังได้แบ่งการลงทุนทรัพยากรส่วนหนึ่งมาเพื่อเร่งสปีดให้บริษัทสามารถทำการสื่อสารผ่านทางระบบ digital เพื่อให้พนักงานสามารถเชื่อมต่อกันได้ตลอดเวลา ยังคงมีปฏิสัมพันธ์กับวัฒนธรรมขององค์กร และสิ่งที่สำคัญที่สุด ก็คือพวกเขายังคงทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เหมือนอย่างตอนที่มานั่งทำงานรวมกันที่ออฟฟิศ
ปรับปรุงการชำระเงินด้วยช่องทางดิจิตอล
Peabody Essex Museum ที่ได้ปิดชั่วคราวไป ตั้งแต่วันที่ 12 มีนาคม ก็มีการปรับตัวไปทำงานในด้านดิจิตอลกันมากขึ้น โดย Sean Pyburn ซึ่งเป็น director of information systems and technology ของพิพิธภัณฑ์ ดังกล่าว ได้เล่าให้ฟังว่า ในส่วนของ Account payable (AP) เป็นส่วนที่ใหญ่ที่สุดในการปรับในครั้งนี้ และเพิ่มเติมว่า สถานการณ์เรื่อง Cash Flow มีผลกระทบกับทุกคนมากในวิกฤตการณ์ครั้งนี้ และการที่เรายังสามารถดำเนินธุรกิจโดยไม่ผิดสัญญากับคู่ค้านั้นก็เป็นเรื่องที่สำคัญกับเราเช่นเดียวกัน โชคดีที่เรามีระบบ AP แบบอัตโนมัติอยู่แล้วทำให้เราสามารถดำเนินการ รับ ยืนยัน และจ่าย invoice ได้ตรงตามรอบการชำระเงินอย่างปกติ
เราได้รับ invoice ประมาณ เดือนละ 650 ใบ ดังนั้นระบบอัตโนมัติจึงมีความสำคัญมากในการทำงานแบบรีโมทแบบกระทันหันที่เราไม่ทันได้ตั้งตัวแบบนี้ ตอนนี้เราก็ปรับปรุง Digital transformation อย่างต่อเนื่องต่อไป และกำลังจะไปเพิ่มในส่วนของ purchase order (PO) เพื่อช่วยเพิ่มความโปร่งใสและสามารถดูกระบวนการสั่งซื้อได้ด้วย นี่จะสามารถทำให้เราจัดเตรียมเรื่องเงินและการบริหารได้ล่วงหน้าอีกด้วย
สร้างการเรียนการสอนออนไลน์ให้เป็นส่วนหนึ่งของแผนระยะยาว
Rhiannon Little ซึ่งเป็น CEO ของ WP Code Camp กล่าวเอาไว้ว่า เพียงแค่เราทำให้พนักงานเรียนรู้วิธีการทำงานอยู่ที่บ้านได้มีประสิทธิภาพ และให้นักเรียนนักศึกษาเรียนรู้ว่าจะเรียนผ่านรีโมทได้อย่างไร ในขณะที่เราไม่ควรจะเปลี่ยนแปลงสภาพแวดล้อมการเรียนให้แตกต่างจากการเรียนแบบห้องจนเกินไปนัก ดังนั้นในการเรียนออนไลน์ก็จะมาเป็นส่วนหนึ่งหลังจากที่วิกฤติครั้งนี้ผ่านไป
ความสำเร็จในการเรียนการสอนออนไลน์เปลี่ยนความคิดของแนวทางการสอนของเราไป เพราะแต่เดิมเราคิดว่าการเรียนการสอนแบบหลักจะต้องเป็นการเรียนการสอนที่เกิดขึ้นในห้องเรียนเท่านั้น และเราก็มีแนวทางที่จะจัดการเรียนแบบออนไลน์เป็นแนวทางที่มีความสำคัญระดับรองลงมา แต่ว่าด้วยการแพร่ระบาดในครั้งนี้ทำให้เราตัดสินใจผลักดันการเรียนการสอนแบบออนไลน์ขึ้นมาเป็นตัวหลัก
ผลที่ได้ก็คือมีการลงทะเบียนเพิ่มขึ้นเป็น 2 เท่าและการวัดผลในเรื่องหลักๆจากนักเรียนก็สามารถทำได้ตามเป้าหมายที่เรากำหนดเอาไว้ ซึ่งมันก็ประกอบไปด้วยหลายเหตุผล ส่วนหลักก็คือคนจำนวนมากเริ่มคุ้นเคยกับเทคโนโลยีเช่น Zoom พวกเขาได้เรียนรู้ทักษะใหม่ๆเพิ่มขึ้น ในขณะที่ยังทำงานอยู่ที่บ้านเราเลยเจอเรื่องใหม่ที่เราไม่เคยเจออีกอย่างหนึ่งว่า คุณสามารถเรียนรู้ได้ 2 เรื่องไปพร้อมๆกันเรื่องหนึ่งก็คือเรื่องที่คุณเรียนในห้องเรียน อีกเรื่องหนึ่งคือที่คุณเรียนจากที่บ้าน
ให้ความสำคัญกับ Agility
จริงๆแล้วก่อนหน้าจะเกิดวิกฤตการณ์ครั้งนี้ หลายๆธุรกิจก็เริ่มให้ความสำคัญกับการทำ Digital transformation อยู่แล้วโดยมุ่งเน้นไปที่ คน ระบบการทำงาน และเทคโนโลยีที่ใช้ ซึ่งนั่นก็ทำให้ยืดหยุ่นมากพอที่จะตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงในอนาคตได้
เราไม่เคยรู้สึกว่าการลงทุนใน Business agility มีความคุ้มค่าสักเท่าไหร่ เพราะเราใช้เวลาให้กับมัน ทุ่มเทให้กับมัน มีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างการทำงาน มีการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรม และปรับปรุงอีกหลายๆส่วนขององค์กร แต่ในที่สุดเมื่อไม่กี่สัปดาห์ที่ผ่านมาการเปลี่ยนแปลงทั้งหลายเหล่านั้นมันออกมายอดเยี่ยมมาก
ยกตัวอย่างให้เห็นภาพ มี Scrum Trainer ของเราคนหนึ่ง สามารถเปลี่ยนจากการสอนตัวต่อตัวขึ้นมาเป็นการสอนแบบออนไลน์ได้ภายในช่วงเวลาเพียงแค่ 2 อาทิตย์เท่านั้น และในช่วงเวลาเดียวกันนั้นเราก็ได้ทำการปรับปรุงเว็บไซต์ข้างหลังบ้าน เพื่อให้รองรับการทำงานของเขา เป็นตัวอย่างที่เห็นได้ชัดว่าเราสามารถใช้กระบวนการความคิดที่ถูกต้อง มาปรับปรุงการทำงานและเครื่องมือได้อย่างที่ต้องการ
กล่าวโดย Melissa Boggs ซึ่งเป็น Scrum master ของ Scrum Alliance
ทั้งหมดนี้ก็เป็นแนวทางที่ให้เป็นตัวอย่างจาก CIO หลายๆท่าน ก็สามารถนำบทเรียนและประสบการณ์ของแต่ละคนที่ได้เจอมา เป็นแนวทางในการปฏิบัติหรือจะลอกเลียนแบบก็ได้ไม่ผิด
สำหรับคนที่ยังไม่ค่อยแน่ใจว่า Digital Transformation คืออะไร สามารถอ่านเพิ่มเติมจาก link ครับ
อ้างอิง
https://enterprisersproject.com/article/2020/5/digital-transformation-accelerating
เชี่ยวชาญเรื่อง eCommerce และ Digital Transformation เพราะมีประสบการณ์กว่า 10 ปี และยังเป็น Full Stack Developer รวมถึงประสบการณ์ด้าน Big Data Ecosystem , Blockchain Ecosystem ถามได้ปรึกษาได้ เป็นกันเอง และ จริงใจ 🙂